A medida que el negocio se expande, el número de facturas que deben gestionarse aumenta aún más rápidamente. Eventualmente, manejar todas las facturas de forma manual queda fuera de cuestión, y esta es la razón principal por la cual las empresas deciden comprar software de cuentas por pagar. Básicamente, una empresa quiere llegar al punto en el que la automatización de facturas (invoice automation) sea tan eficiente que el equipo apenas tenga que mover un dedo y, aun así, pueda concentrarse en el panorama general.
Elegir la herramienta correcta no significa encontrar la que tenga más botones. Se trata de encontrar un sistema que no se rompa a medida que crece.
Por Qué Escalar es Importante para Tu Negocio
Un sistema básico con hojas de cálculo funciona cuando procesas 50 facturas al mes. La situación cambia completamente cuando tu organización alcanza el umbral de 500 o 5 000 facturas. Una configuración incorrecta del sistema hará que tu organización incurra en gastos adicionales por pagos tardíos, pierda descuentos por pronto pago y cometa errores de ingreso de datos. Un software escalable sigue la idea de que % más trabajo no equivale a % más empleados.
Aspectos Importantes del Software de Cuentas por Pagar que No Debes Pasar por Alto
Debes revisar qué funciones del software de cuentas por pagar pueden adaptarse al crecimiento.
Lectura Automática de Facturas
El sistema debe utilizar OCR (Optical Character Recognition) para “leer” una factura. No deberías tener que escribir el nombre del proveedor, el importe o la fecha de vencimiento. El software debe hacerlo por ti en el momento en que la factura llega a tu correo electrónico.Rutas de Aprobación Inteligentes
A medida que la empresa crece, el proceso de aprobación se vuelve más complejo. Necesitas una herramienta que pueda enviar automáticamente una factura al gerente correcto según el departamento o el monto en dólares. Si una factura es menor a $100, podría aprobarse al instante. Si supera los $10,000, debería notificar automáticamente al CFO.Conciliación de Facturas con Órdenes
Una parte importante de la automatización de facturas es el “Three-Way Matching.” Esto significa que el software verifica la factura con tu orden de compra y el recibo de mercancía. Si los tres coinciden, la factura se autoriza para el pago sin que una persona tenga que revisarla.Integración con Tu Banco
El software debe conectarse directamente con tu banco o proveedor de pagos. En lugar de iniciar sesión en un portal separado para enviar una transferencia o un cheque, deberías poder hacer clic en “Pay” directamente dentro del software.
Cómo Saber si una Herramienta Puede Crecer Contigo
No todo software de cuentas por pagar está diseñado para el largo plazo. Así puedes identificar una herramienta que pueda manejar un negocio en crecimiento:
Acceso Basado en la Nube: Tu equipo debería poder aprobar facturas desde cualquier lugar, en casa, en la oficina o desde el teléfono.
Soporte Multi-Entidad: Si planeas abrir nuevas oficinas o subsidiarias, el software debe poder gestionarlas todas bajo un solo inicio de sesión.
Manejo de Diferentes Monedas: Si comienzas a comprar a proveedores internacionales, el sistema debe manejar automáticamente los tipos de cambio.
Seguridad para Equipos Grandes: A medida que más personas usan el sistema, necesitas “role-based access.” Esto significa que un asistente puede cargar una factura, pero solo un gerente puede hacer clic en “Send Payment.”
Pasos para el Éxito con la Automatización de Facturas
Si deseas implementar completamente la automatización de facturas, sigue estos pasos para hacer la transición sin dificultades:
Paso 1: Centraliza las Facturas Entrantes
No permitas que los proveedores envíen facturas en papel ni que las manden por correo electrónico a empleados al azar. Crea una única dirección de correo dedicada (como ap@yourcompany.com) y asegúrate de que todas las facturas se envíen allí. Tu software debe extraerlas automáticamente desde esa bandeja de entrada.
Paso 2: Limpia Tu Lista de Proveedores
Asegúrate de que tu lista de proveedores sea precisa antes de comenzar a usar el nuevo software. Elimina las empresas con las que ya no trabajas y verifica que todos los números fiscales y datos bancarios estén actualizados.
Paso 3: Establece Tus Reglas
Define quién debe aprobar qué. Tener reglas claras ayuda a evitar “bottlenecks” donde las facturas quedan sin pagar porque la persona responsable está de vacaciones. El software adecuado te permitirá designar una persona de respaldo para las aprobaciones.
Paso 4: Comienza en Pequeño y Acelera
No necesitas automatizar todo el primer día. Comienza automatizando las facturas más frecuentes. Luego avanza hacia aquellas que requieren un manejo más complejo.
Errores Comunes que Debes Evitar
Incluso con el mejor software de cuentas por pagar, pueden surgir problemas si no tienes cuidado.
Ignorar el Elemento Humano: Tu equipo debe confiar en la IA. Si no entienden cómo funciona, terminarán revisando todo manualmente, anulando el propósito de la automatización.
Elegir un Sistema “Cerrado”: Confirma que el software pueda integrarse con tu programa contable (por ejemplo, QuickBooks, Xero o NetSuite). Si no intercambian datos, estarás haciendo el doble de trabajo.
Olvidarse del Fraude: Los sistemas automatizados son rápidos, pero también pueden ser engañados. Asegúrate de que el software tenga “duplicate detection” para evitar pagar la misma factura dos veces.
Beneficios a Largo Plazo
Cuando implementas correctamente la automatización de facturas, el negocio mejora significativamente:
Menores Costos: Procesar una factura con una computadora cuesta mucho menos que con una hora de trabajo humano.
Mejores Relaciones: A los proveedores les encanta que les paguen a tiempo. Esto puede traducirse en mejor servicio y mejores precios para ti.
Buenos Datos: Tendrás claridad sobre tu flujo de dinero en todo momento. Esto facilita la gestión del presupuesto y la planificación para el próximo año.
Empleados Satisfechos: Nadie quiere hacer la misma tarea aburrida una y otra vez, ¿verdad? La automatización permite que tu equipo financiero realice un trabajo más interesante y estratégico.
Conclusión
Elegir un buen software de cuentas por pagar es muy importante, pero no es algo que deba quitarte el sueño. Imagina encontrar una solución perfecta que simplifique, aclare y ordene todo tu papeleo desorganizado. Además, es recomendable contar con un sistema que ejecute automáticamente las tareas básicas, permitiendo que el talento humano de tu equipo se enfoque en el crecimiento de la empresa.
Cuando inviertes hoy en automatización de facturas, estás preparando tu negocio para escalar sin el dolor de cabeza de más papeleo.